Free Web Hosting Provider - Web Hosting - E-commerce - High Speed Internet - Free Web Page
Search the Web

Business Letters Web Based Instruction

แนวทางการนำเสนอจดหมายธุรกิจ
Presentation of the business letter
กระดาษเขียนจดหมาย

กระดาษเขียนจดหมาย

           กระดาษที่ใช้ในการโต้ตอบจดหมายธุรกิจสามารถบ่งบอกถึงเอกลักษณ์ของบริษัทได้ ในส่วนหัวของจดหมายควรประกอบด้วย

  • ชื่อหน่วยงาน
  • ที่อยู่โดยละเอียด
  • หมายเลขติดต่อ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ เทเลกซ์ โทรสาร และอีเมล์ (ถ้ามี)

       ในการออกแบบหัวจดหมายเป็นหน้าที่ของทีมงานมืออาชีพ โดยเฉพาะการออกแบบตราสัญลักษณ์ขององค์กรหรือ หน่วยงานนั้น ๆ จะต้องดูโดดเด่นสะดุดตาและสะท้อนภาพลักษณ์ของบริษัทด้วย
           มีหลายองค์กรที่ใช้กระดาษต่อเนื่องในการพิมพ์จดหมายธุรกิจหน้าที่สองและหน้าถัด ๆ ไป

 

 

 

 

 

 

รูปแบบ

          1. Full Block เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะส่วนที่อยู่ผู้ส่ง


       

           2. Block เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่ผู้รับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วยอยู่ชิดเส้นกั้นหน้า และส่วนที่อยู่ผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ และชื่อเต็มอยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่องจะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ นอกจากนี้ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้ทุกบรรทัดของแต่ละย่อหน้าชิดเส้นกั้นหน้า

           

           3. Semi-Blocked (Modified Block) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบ Block เว้นแต่ในส่วนข้อความ ซึ่งต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ 5-10 ระยะตัวอักษร

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ

           1. เลขหมายอ้างอิง
           ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจแบบเก่ามักพิมพ์คำว่า 'Our ref' และ 'Your ref' เอาไว้เลย แต่ปัจจุบันไม่ค่อยพบเห็นกันแล้ว เพราะการใช้เครื่องพิมพ์เวิร์ดโปรเซสเซอร์สมัยนี้ การพิมพ์ข้อความแทรกลงไปในส่วนหัวจดหมายที่พิมพ์ข้อความบางส่วนเอาไว้แล้วเป็นเรื่องยาก ด้วยเหตุนี้ผู้พิมพ์ส่วนใหญ่จึงพิมพ์เลขหมายอ้างอิงในบรรทัดนั้นเลย ซึ่งประกอบด้วยชื่อย่อของผู้เขียน (มักจะใช้ตัวใหญ่) และผู้พิมพ์ (ตัวพิมพ์ใหญ่หรือเล็กก็ได้) และอาจมีการระบุเลขหมายอ้างอิงของแฟ้มหรือแผนกเอาไว้ด้วย
           ตัวอย่าง
                PAY/KB          PAY/kb/Per1          PAY/KB/882

           2. วันที่
           ควรพิมพ์วันที่พิมพ์ลงไปให้ครบถ้วน ในประเทศอังกฤษนิยมลงวันที่แบบ วัน/เดือน/ปี และไม่ใส่เครื่องหมายจุลภาค (,)
           ตัวอย่าง
                11 March 2005 
           ในบางประเทศ เช่น ประเทศสหรัฐอเมริกา การลงวันที่จะเปลี่ยนเป็น เดือน/วัน/ปี และใส่เครื่องหมายจุลภาค (,) หลังวันที่
            ตัวอย่าง
                March 11, 2005 

           3. ที่อยู่ผู้รับ
           ควรพิมพ์ชื่อและที่อยู่ผู้รับแยกบรรทัดในลักษณะเดียวกับเวลาจ่าหน้าซองจดหมาย อีกทั้งชื่อและที่อยู่ของผู้รับควรเป็นไปตามที่ได้รับแจ้งมา ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้รับแจ้งว่าเขาชื่อ Martha Stewart ก็ควรพิมพ์ชื่อเต็มของเขาทั้งในเวลาจ่าหน้าและในตัวจดหมาย และตามมารยาทควรใส่คำหน้า เช่น Mrs. ลงไปด้วย หากระบุชื่อของผู้รับในกรณีนี้เป็น Mrs. Stewart จะถือว่าไม่เหมาะสม
           ตัวอย่าง
                
Mrs. Martha Stewart
                Editor
                Martha Stewart Living Omnimedia Advertising:
                11 West 42nd Street, 25th Floor
                New York, NY 10036
                Tel. 212-827-8000
                Fax:212-827-8204
           เมื่อส่งจดหมายไปยังต่างประเทศ ควรระบุชื่อประเทศไว้ที่บรรทัดสุดท้ายของส่วนที่อยู่ผู้รับ ในกรณีที่ส่งจดหมายฉบับนี้ทางไปรษณีย์อากาศ (Airmail) ควรระบุไว้ด้านบนและเว้นบรรทัด และเพื่อเป็นการให้เกียรติผู้รับ ควรใส่คำนำหน้าชื่อ (Mr./ Mrs./ Miss/ Ms.) ลงไปด้วยทุกครั้ง
           ตัวอย่าง
                
AIRMAIL

            Mr. Doug Allen
                Eagle Press Inc.
                24 South Bank
                Toronto
                Ontario
                Canada M4J 7LK

           4. หมายเหตุ
           ถ้าจดหมายเป็นความลับ (Confidential) ควรระบุไว้บนส่วนที่อยู่ผู้รับ และเว้นบรรทัดไว้หนึ่งบรรทัด ส่วนนี้อาจพิมพ์ด้วยตัวใหญ่ หรือด้วยตัวพิมพ์เล็กขีดเส้นใต้ก็ได้
           ตัวอย่าง
                
CONFIDENTIAL

                Mrs. Melanie Jackson
                Personnel Director
                Soft Toys plc
                21 Windsor Road
                Birmingham
                B2 5JT
          ในปัจจุบันแทบไม่มีความจำเป็นที่จะต้องระบุถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องกับผู้ที่เราต้องการติดต่อไว้ในส่วนของที่อยู่ผู้รับ ทั้งนี้เพราะเรามักจะรู้ชื่อของผู้ที่ต้องการติดต่อแล้ว เช่นในตัวอย่างข้างต้นจะระบุชื่อของผู้รับเลย ซึ่งในส่วนของคำขึ้นต้นหรือคำทักทายก็จะมีการระบุชื่อผู้รับเช่นกัน
           อย่างไรก็ตาม ในอดีตจะมีการระบุถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องกับผู้ที่เราต้องการติดต่อ ในกรณีที่ผู้เขียนต้องการมั่นใจว่าจดหมายจะถึงมือผู้รับจริง ๆ ซึ่งการจ่าหน้าจดหมายเช่นนี้จะจ่าหน้าอย่างกว้าง ๆ และใช้คำทักทายว่า 'Dear Sirs'
           ตัวอย่าง
                
FOR THE ATTENTION OF MR. JOHN TYLER, SALES MANAGER

                Garden Supplies Ltd.
                24 Amber Street
                Sheffield
                S44 9DJ

                Dear Sirs

           5. คำขึ้นต้น/คำทักทาย
           ถ้าในส่วนที่อยู่ของผู้รับมีการระบุชื่อผู้รับ ในการใช้คำขึ้นต้นก็ควรระบุชื่อบุคคลนั้นลงไปด้วย
           ตัวอย่าง
                
Dear Mr. Leighton          Dear Douglas          Dear Mrs. Jackson
           ถ้าจดหมายจ่าหน้ากว้าง ๆ ถึงหน่วยงาน ควรใช้คำขึ้นต้นที่เป็นทางการ เช่น 'Dear Sirs' จะเหมาะสมกว่า
           ตัวอย่าง
                
Dear Sirs
           ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าหน่วยงานหรือหัวหน้าองค์กรซึ่งเราไม่รู้ชื่อ ควรใช้คำขึ้นต้นตามตัวอย่าง
           ตัวอย่าง
                
Dear Sir or Madam

           6. หัวเรื่อง
           หัวเรื่องเป็นส่วนชี้นำถึงเนื้อหาในจดหมาย นิยมพิมพ์ถัดลงมาจากคำขึ้นต้น หนึ่งบรรทัด โดยจะใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวพิมพ์เล็กขีดเส้นใต้ก็ได้
           ตัวอย่าง
                
Dear Mrs. Jackson
                INTERNATIONAL CONFERENCE - 11 MARCH 2005

           7. คำลงท้าย
           ตามธรรมเนียมควรลงท้ายจดหมายอย่างสุภาพด้วยคำที่แสดงความนับถือ คำลงท้ายที่นิยมใช้มี 2 คำ คือ 'Yours faithfully' (ใช้กับ Dear Sir/ Sirs/ Sir or Madam เท่านั้น
) และ 'Yours sincerely' ใช้กับคำขึ้นต้นที่ระบุชื่อ
           ตัวอย่าง
                
Dear Sir
                Dear Sirs                                     Yours faithfully
                Dear Madam
                Dear Sir or Madam

                Dear Mr Leighton
                Dear Mrs. Jackson                    Yours sincerely
                Dear Melanie
                Dear John

           8. ชื่อและตำแหน่งของผู้ส่ง
           ถัดจากคำลงท้ายจะมีการเว้นบรรทัดราว 4-5 บรรทัดเพื่อให้มีพื้นที่พอสำหรับการเซ็นชื่อ จากนั้นจะพิมพ์ชื่อของผู้ส่งด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ หรือตัวพิมพ์ใหญ่ตามด้วยตัวพิมพ์เล็ก ตำแหน่งและหน่วยงานของผู้ส่งควรอยู่ใต้ชื่อ ในตัวอย่างโปรดสังเกตว่าถ้าผู้เขียนเป็นผู้ชาย จะไม่มีการใช้คำนำหน้าว่า Mr. แต่หากเป็นผู้หญิงจำเป็นจะต้องบ่งบอกสถานภาพสมรสเอาไว้ด้วย โดยจะใส่ไว้ในวงเล็บท้ายชื่อ
           ตัวอย่าง
                
Yours faithfully                                                Yours sincerely

               GEORGE FREEMAN                                    SOPHIE BOLAN (Mrs.)
               Chaiman                                                             General Manager
               หากในจดหมายมีการเซ็นลงนามแทน ควรใช้คำว่า 'for' หรือ 'pp' ที่หน้าชื่อตัวพิมพ์ของผู้ส่ง 'pp' เป็นคำย่อของ per procurationem หมายถึง 'ในนามของ
                ตัวอย่าง
                
      Yours faithfully                                               

                    
                     for GEORGE FREEMAN                                   
                     Chaiman                           

          9. สิ่งที่แนบมาด้วย
           การระบุถึงสิ่งที่แนบมาพร้อมกับจดหมายสามารถทำด้วยวิธีต่อไปนี้

  • ติดแผ่นสติกเกอร์สีที่มีคำว่า 'enclosure' ไว้ที่มุมล่างซ้ายของจดหมาย
  • พิมพ์จุด 3 จุดไว้ทางด้านซ้ายมือของเนื้อความจดหมายในบรรทัดที่มีการกล่าวถึงสิ่งที่แนบมาด้วย
  • พิมพ์คำว่า 'Enc' หรือ 'Encs' ที่ท้ายจดหมาย โดยเว้นหนึ่งบรรทัดถัดจากบรรทัดตำแหน่งของผู้ส่ง วิธีนี้เป็นที่นิยมใช้กันมากที่สุด
    ตัวอย่าง

          Yours sincerely                                      

                   
           SHEILA ROBINSON (Mrs.)                                    
           Marketing Manager

           Enc

          10. สำเนา
           เมื่อมีการส่งสำเนาจดหมายเวียนถึงบุคคลที่สาม (ส่วนใหญ่จะเป็นบุคคลในฝ่ายเดียวกับผู้ส่ง) อาจจะต้องระบุให้ผู้รับได้ทราบ โดยพิมพ์คำว่า 'cc' (copy circulated) หรือ 'Copy' ตามด้วยชื่อและตำแหน่งของผู้รับสำเนา ถ้ามีการส่งสำเนาให้มากกว่า 2 คนขึ้นไป ควรพิมพ์เรียงตามลำดับอักษรนามสกุลภาษาอังกฤษ

        ตัวอย่าง

                Copy Mrs. Supa Yanyonglert, Accountant
                           Mr. Aroonchai Boriphat, Company Secretary
                           Mr. Wattanai Cherngsard, General Manager
           ในกรณีที่ผู้ส่งไม่ต้องการให้ผู้รับทราบว่ามีการส่งสำเนาให้บุคคลที่สาม จะใช้คำว่า 'bcc'
                                (blind copy circulated) ซึ่งไม่ควรแสดงให้ผู้รับเห็น แต่จะแสดงในแฟ้มจดหมายและในสำเนาเท่านั้น
           ตัวอย่าง
                bcc Mr. Keith Lawson, Cheif Executive


จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
254 ถนนพญาไท เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330
Tel : 0-2215-0871-3   Fax : 0-2215-4804
E-mail : info@chula.ac.th